5 tips voor effectief vergaderen

Vergaderen – bijna iedereen doet het. De gelukkigen hoeven slechts een paar keer per jaar, maar sommigen zitten er elke week aan vast. Nee, het is niet altijd leuk. Vergaderingen kunnen eindeloos duren; niet alle onderwerpen zijn even interessant en soms verzandt men in discussies die ze beter een-op-een zouden kunnen voeren. Maar toch: vergaderen is belangrijk – communicatie is immers de sleutel tot een goede werkvloer – en daarom goed om het regelmatig te doen. Echter, het toepassen van een aantal technieken vergemakkelijkt het hele gebeuren wel. Zo verlaat iedereen de vergadering met een goed gevoel. Effectief vergaderen kun je leren!

Effectief vergaderen: hoe doe je dat?

Effectief vergaderen is voor iedereen een opluchting. De aanwezigen weten waar ze aan toe zijn en zullen meer betrokken zijn, omdat ze weten: we gaan effectief vergaderen, dus ik hoef niet weer een middag naar mijn telefoon te staren terwijl anderen eindeloze discussies voeren. Wat zijn dan precies de technieken die kunt toepassen bij het effectief vergaderen? Er zijn vijf tips om een vergadering efficiënter te maken.

  • Bereid je goed voor
  • Maak een heldere agenda
  • Zorg voor een duidelijke voorzitter
  • Zorg voor een afwisseling in spreken en luisteren
  • Vergader alleen wanneer noodzakelijk

Een goede voorbereiding is het halve werk. Wellicht een cliché gezegde, maar wel waar. Wanneer alle aanwezigen zich goed hebben voorbereid, kun je effectief vergaderen. Discussies zullen minder lang duren omdat mensen weten waar ze het over hebben, en er zullen minder vragen zijn over zaken die men al had kunnen weten. Daarnaast zal de vergadering er gestroomlijnder door gaan, omdat men weet waar hij of zij aan toe is. Dit laatste komt daarnaast door een duidelijke agenda. Stuur deze van tevoren op naar de aanwezigen, zodat zij zich ook hierop kunnen voorbereiden. Ze weten op deze manier hoe lang de vergadering ongeveer zal duren en wanneer hun punt aan bod komt. Daarnaast geeft een agenda structuur, zodat de vergadering ordelijk verloopt. In de derde plaats kun je effectief vergaderen met een duidelijke voorzitter. Dit kan op twee manieren geïnterpreteerd worden: de voorzitter moet duidelijk zijn naar de aanwezigen, én het is duidelijk wie de voorzitter is. Deze voorzitter leidt de gesprekken, voorkomt conflicten en bewaakt de tijd. Ook speelt de voorzitter een rol bij de afwisseling in spreken en luisteren. Voor toehoorders kan het vermoeiend zijn om alleen maar te luisteren tijdens de vergadering – wellicht hebben ze zelf opmerkingen of vragen. Maak daar ruimte voor! Tot slot: vergader alleen wanneer vergaderd moet worden. Soms vergadert men uit gewoonte (‘We doen het altijd al zo, een keer per maand’), terwijl dit niet altijd nodig is. Wanneer je alleen vergadert uit noodzaak, scheelt dit een hoop tijd en vergroot het de betrokkenheid.

Ondersteuning voor het team

Deze tips kunnen al heel wat moeilijkheden oplossen en je helpen met het effectief vergaderen. Toch kunnen jij en je team soms nog wel een steuntje in de rug gebruiken. Daarom richtte Jan Lelie “mind@work” op, waarmee hij het land doorgaat om allerlei teams te helpen hun vergadertechnieken te verbeteren. Hij doet dat aan de hand van een scheepsvaartmetafoor: Jan zelf is de ‘loods’ die af en toe naast de kapitein (oftewel, de voorzitter) gaat staan, en af en toe naast de bemanning. Van beide kanten wordt gekeken hoe de koers van het schip het beste uitgestippeld kan worden – én hoe dit schip eigenlijk ingericht zou moeten worden. Wat dat allemaal betekent en waarom dit zo effectief is, leer je in de training. Ben je nieuwsgierig geworden en denk je dat dit wellicht iets is voor jou en je team, ga dan eens naar de website: mindatwork.

Reageren is niet mogelijk